Bei Aufträgen über 500,-€ wird von dem Anbieter eine Bestätigung erwartet, falls er nicht binnen 3 Tagen liefern kann. Diese Bestellungen können zum Beispiel Baustoffe, Materialien oder Dekoartikel sein. Alle anderen Bestellungen bleiben beim Sachbearbeiter, der i. d. R. mit der Beschaffung beauftragt ist. Die Rechnung dokumentiert die Bestellangaben.

In der Rechnung des jeweiligen Anbieters sind die Bestelldaten dokumentiert. Stimmen die Daten mit der Bestellung überein, wird die Rechnung bezahlt. Die Dokumentation findet auf der Rechnung statt. Bei erfolgreicher Prüfung wird die Rechnung verbucht und mit „geb. Datum“ versehen.

Der Kundenauftrag wird mit der Lieferung abgeglichen.

Verzögerungen werden schriftlich per E-Mail, Post oder Fax dokumentiert und sind in der jeweiligen Kundenkorrespondenz rückverfolgbar.

Bei erfolgreichem Abschluss wird der Kundenvorgang geschlossen und die interne / externe Abnahme vermerkt.

Der Kundenauftrag bzw. das Briefing wird mit der erbrachten Leistung abgeglichen.

Verzögerungen werden schriftlich per E-Mail, Post oder Fax dokumentiert und sind in der jeweiligen Kundenkorrespondenz rückverfolgbar.

Bei erfolgreichem Abschluss wird der Kundenvorgang geschlossen und die interne / externe Abnahme vermerkt.

Kundenunterlagen sind als Einzelunterlage immer durch den Inhalt gekennzeichnet. Dies bedeutet, dass der Kundenname stets aus den Unterlagen hervorgeht.

Wir verwalten die erstellten Daten in einem zentralen Verzeichnis auf unserem Server. Daten die sich auf anderen Rechnern befinden, dienen nur dem Ersteller und nicht als qualitätsrelevante, zu lenkende Daten.

Die von uns erstellten Rechnungen dienen der Rückverfolgung der Produkte und Dienstleistungen, welche durch unser Unternehmen vertrieben bzw. geleistet wurden.

Die aktuellen Konditionen sind im ERP-System hinterlegt. Rabatte, die wir für einzelne Unternehmen und Organisationen gewähren, werden im entsprechenden Schriftverkehr dokumentiert.

Die Bestellungen der Kunden können in zwei Richtungen rückverfolgt werden: Eine Kopie der Bestellung ist in der Historie des E-Mail Programms, dem Korrespondenzordner oder dem Faxverlauf zu finden. Alle Bestellungen können zusätzlich durch die Dokumentation im ERP-System identifiziert werden.

Gestellte Rechnungen sind in unserem ERP-System erfasst. Zusätzlich werden sie in den jeweiligen Ordnern gesammelt.

Reklamationen der Kunden werden gesammelt und gelistet. Für Reklamationen ist ein separater Ordner erstellt.

Kundenwünsche behandeln wir wie Reklamationen. Sie unterliegen der besonderen Überwachung und werden im Reklamationsordner aufbewahrt.